Saiba como é feita a implementação do SAP Business One.

Se você está nesse momento considerando implementar o SAP Business One na sua empresa pode estar se perguntando qual é a melhor maneira de organizar isso, como evitar atrasos ou situações inesperadas no projeto. Como organizar o projeto de implementação eu vou falar logo abaixo, mas para evitar o inesperado é importante primeiro voltar para o processo de vendas. Porque tudo começa por lá, não é verdade? Se as expectativas não estiverem 100% alinhadas na venda, eu digo 100% mesmo, você pode ter problemas na implementação. Então atenção a isso. Quer saber como evitar esse problema? Transparência!  E não adianta colocar toda a responsabilidade sobre o vendedor, ja fui da área de vendas e sem como é isso. É preciso passar o que você espera com a implementação, e a lista de requisitos ou funcionalidades que você necessita de cada área do sistema. Coloque tudo isso anexado à proposta comercial. Resolvido isso vamos ao ponto principal desse artigo. Para que a implementação do SAP Business One seja um sucesso o projeto precisa ser dividido em 5 fases, e abaixo vou explicar cada uma delas.

A Primeira fase (alinhamento inicial)

O objetivo dessa fase é alinhar com todos que vão participar do projeto, tanto da parte do cliente quanto da consultoria, como será feita a implementação do SAP e quais são os pontos de atenção. Chamamos essa reunião de Kickoff do projeto. O ideal é que seja feito numa sala grande com uso de projetor, com a presença do Patrocinador do Projeto (quem assinou a proposta) e os usuários chaves de cada departamento. A reunião tem duração prevista de no máxima 1:00 hora.O ideal é que a reunião comece com uma breve introdução do responsável pelo projeto para sua equipe, mostrando entre outras coisas os motivos que o levaram a implementação de um novo software de gestão ERP e os objetivos esperados com isso. Logo após a consultoria de sistemas deve apresentar a sua empresa, a equipe que vai participar do projeto e o escopo que foi contratado. O Escopo é o que foi acordado e adquirido na proposta comercial. Informações como: Número de usuários, Módulos adquiridos no escopo, exemplo: Vendas, logística, finanças, mobilidade, funcionalidades específicas, BI, CRM. Concluído essa parte é importante agora apresentar com de fato será feita a implementação, as próximas fases, as responsabilidades das equipes e os pontos de atenção como: resistência dos usuários, compromisso com a agenda e com os prazos acordados. Feito isso é acordado a frequências de visitas, e está iniciado o projeto. Vamos para a próxima fase.

Na segunda fase (levantamento)

Identificado os usuários chaves, (profissionais com maior entendimento de uma determinada área da empresa) iniciamos a entrevista com cada um deles. Procuramos na entrevista entender como suas rotinas de trabalho funcionam para ele, e como elas influenciam a empresa e demais usuários. Dessa fase será elaborado um documento, que chamamos de blueprint, onde estará detalhado todo o processo levantado e os parâmetros que precisam ser configurados no sistema. O Cliente precisa validar este documento para que possamos seguir para a próxima fase. (1 a 2 horas com cada usuário chave, é o tempo médio gasto com o levantamento)

Na terceira fase (configuração do sistema)

Nessa fase é iniciada a configuração do sistema de acordo com o levantamento que foi feito na fase anterior. Essa é uma fase de maior trabalho da equipe de implementação e não do cliente. Quando estiver tudo concluído, será apresentado aos usuários chaves para validação. É normal que haja alguns ajustes depois dessa apresentação até chegar ao modelo ideal.

Na quarta fase (treinamento)

Com o sistema pronto e configurado de acordo com as suas rotinas, podemos começar os treinamentos com os usuários. O usuário está sendo treinado utilizando o sistema com as características da sua área, o que facilita muito o processo de aprendizado. Outro ponto importante nessa fase é o dever de casa que a consultoria vai passar para o usuário. Ele vai precisar fazer lançamentos de testes no sistema para que quando vier a inauguração não tenha maiores dificuldades de uso do software. Depois de considerarmos os lançamentos de testes satisfatórios podemos ir para a quinta e última fase.

Na quinta e última fase (inauguração)

depois que todos os usuários estão prontos para operar no sistema podemos agendar o dia da inauguração. É ideal que seja o primeiro dia útil de um determinado mês. Preparamos o sistema no dia anterior zerando os lançamentos de testes efetuados, fazendo a importação atualizada dos saldos e dos cadastros, deixando o sistema pronto para iniciar. No dia da inauguração é importante que a consultoria esteja presente para auxiliar nas dúvidas. Normal que haja alguma insegurança ou outra do usuário, mas com o passar de dois ou três dias tudo vai normalizando. Você pode estar se perguntando sobre o tempo médio de implementação de um projeto de SAP Business One, eu diria que depende muito do envolvimento da sua equipe no projeto mas normalmente são de 2 a 4 meses de implementação.